In größeren Umgebungen ist es wichtig die Berechtigungen verwalten zu können. Sinnvoll ist es Rollen zu definieren. Welche Benutzer eine Rolle wahrnehmen, ist dann flexibel festzulegen. Das Berechtigungssystem von OpenCMS ist in dieser Hinsicht sehr mächtig.
Im Administrationsmenü findet sich die Benutzerverwaltung, Benutzer und Gruppen lassen sich dort einfach anlegen.
Benutzer können dabei Redakteure oder Nutzer der Website sein, die Zugang zu einem geschützten Bereich bekommen sollen. So lässt sich z.B. auch ein einfaches Extranet realisieren.
Gruppen sollten die eigentlichen Berechtigungen zugeordnet werden. Hierzu werden auf Ressourcen (Ordner oder Dokumente) Berechtigungen angewendet, die Möglichkeit gibt es im Explorer Modus z.B. über das Kontextmenü. Rechte werden natürlich vererbt. Es bestehen folgende Möglichkeiten: